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En este artículo comentaré acerca de los Gastos deducibles en IRPF (Renta) del autónomo, para otra ocasión queda el explicar cuando el IVA soportado es deducible o no, que quizá conlleva una complejidad mayor

¿Qué son los gastos deducibles? Son la suma de aquella parte de los gastos contables, de explotación y financieros, del obligado tributario, más determinados gastos fiscales no contables, que la regulación normativa de cada tributo permite, cumpliendo determinados requisitos, para obtener el resultado del ejercicio se restan a los ingresos fiscalmente computables y a partir de ahí se podrá determinar la base imponible

En el IRPF, la deducibilidad de los gastos satisfechos por el obligado tributario va a depender del tipo de fuente de renta de la que provienen los ingresos para cuya obtención se ha incurrido en ellos

Por otra parte, es imprescindible que los gastos sean necesarios para la actividad económica que realizamos y por tanto deben producirse en la misma, la Agencia Tributaria exige de forma estricta tres condiciones para que un gasto pueda ser deducible fiscalmente:

1. Que esté relacionado con la actividad económica
2. Que esté documentado o justificado a través de la factura de compra
3. Que esté registrado contablemente en el respectivo libro de gasto

Es el autónomo quien ha de demostrar que el gasto que quiere deducirse está ligado con su actividad, lo que en algunos casos puede ser problemático, especialmente cuando el autónomo desarrolla su actividad en su propia vivienda, siendo además imprescindible la condición de tener documentado el gasto, el autónomo siempre debe siempre pedir factura completa para poder deducir el gasto, en especial en IVA explícitamente no se aceptan facturas simplificadas, los antes llamados tickets

En general hay gastos que habitualmente son deducibles en cualquier actividad, otros sin embargo son específicos y sólo podrán ser deducidos en la actividad en la que sea necesario su uso, un arquitecto no podrá deducir los gastos del alquiler de un estudio de grabación, que si podrá deducir un músico, el cual no puede incluir en sus gastos el visado de una vivienda, por poner dos ejemplos muy claros.

En cuanto a los gastos más comunes, detallaré algunos de ellos a modo de guía:

1 Material de oficina

Esto incluye todo el material que necesites para desarrollar tu negocio, ya sean libretas, bolígrafos, carpetas, clips… y por supuesto los gastos de imprenta de cartelería, unas tarjetas de visita o material similar

2 Combustible, vehículos y transporte

Por regla general y de acuerdo con la normativa de IRPF, queda específicamente excluido como gasto del autónomo el derivado de cualquier vehículo turismo, sea la adquisición del vehículo, su mantenimiento y por supuesto el combustible, sin embargo, este es un gasto que depende de la actividad y hay excepciones en las que podrás desgravarte la gasolina y cualquier otro gasto del vehículo, como ocurre por ejemplo cuando adquieres el vehículo para usarlo en tu actividad como taxista.

Por otra parte, es deducible el gasto en caso de que el vehículo sea de carácter mixto, industrial o bien se trata de un vehículo matriculado de forma específica para uso comercial, por ejemplo, una furgoneta tipo Berlingo usada por un fontanero, por regla general los vehículos todocamino o monovolumen se consideran turismo y tampoco su gasto se puede deducir.

El gasto en transporte público o alquiler de vehículos normalmente serán deducibles, siempre y cuando se cumplan las normas habituales, tener factura y que el gasto esté conectado necesariamente con la actividad económica

3 Dietas

¿Son deducibles los gastos de una reunión con un cliente? En principio si, una factura a la hora de comer y en día laborable entra dentro de los gastos deducibles, ahora bien, tiene que estar pagada la factura con tarjeta o transferencia

4 Equipo informático y software

Este es un gasto habitual, un portátil, un equipo de sobremesa, una tablet, impresora, etc., así como los programas que se adquieran o las licencias contratadas y el acceso a bases de datos o similares a las que nos suscribamos, si bien se consideran bienes de inversión y el procedimiento para incluirlo como gasto deducible es el de amortización, por lo que puede ser que esta inversión se traslade como gasto a la cuenta de resultados en varios ejercicios distintos, aplicando un porcentaje en cada uno de ellos según las tablas oficiales y la normativa al respecto

5 Gastos de telefonía e internet

Cualquier gasto en este apartado, relacionado con la actividad, será deducible, se trate de los equipos o bien de los consumos, dado que es necesario poder comunicarse con los clientes o proveedores y poder llamar o que te llamen cuando lo necesites y por lo que se refiere a internet, otro tanto de lo mismo.

En este caso sólo hay que tener en cuenta algo importante, si la oficina la tenemos en casa la AEAT puede poner problemas, de hecho, lo hace, tratando de diferenciar el gasto privado, del gasto profesional y en muchos casos marcando de forma estricta como no deducible este gasto, sin duda una situación polémica.

En otro orden de cosas, la inversión en crear una página web, su diseño, gastos en publicidad online, una app, la adquisición o mantenimiento del dominio, hosting, licencia de software, son gastos deducibles

6 Servicios externos

Puedes deducirte como gasto las facturas de servicios externos realizados por terceros y necesarios para la actividad o las de colaboradores en la misma

7 Libros y revistas profesionales

Cualquier publicación a la que estés suscrito o compres para informarte acerca de la situación de tu sector

8 Viaje de negocio

Cualquier viaje que tengas que hacer para conseguir clientes, citarte con inversores, acudir a congresos…pueden desgravarse y justificarse como gastos. Como en el resto de los conceptos se incluyen única y exclusivamente lo que es 100% profesional.

9 Cuota de autónomo, sueldos y seguros sociales

Son deducibles los gastos de la cuota de autónomo, así como los sueldos y seguros sociales derivados de la contratación de empleados

10 Vivienda y gastos del hogar en el negocio

Si desarrollas toda o parte de tu actividad en tu vivienda de alquiler o compra, es posible deducir la parte proporcional del espacio que utilizas para ella como parcialmente afecta a la actividad económica. Esto incluye la parte proporcional del pago del alquiler o hipoteca y los gastos de la comunidad, así como los gastos del hogar por suministros y demás.

Ahora bien, hay que tener en cuenta que se tiene que aplicar sólo un porcentaje de gasto sobre un porcentaje de la vivienda y ser precavidos, porque nos podría salir más costoso el incluir los gastos en el negocio, que dejarlos en el ámbito privado, esto es, los autónomos que comparten oficina y domicilio podrán deducirse los gastos de agua, luz, gas, telefonía e Internet en el porcentaje resultante de aplicar el 30% a la proporción que haya entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a la superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior.

Por tanto, si uso un 30% de la vivienda como oficina, podré deducir como gasto un 30% del 30% de los gastos de suministros como electricidad o internet y en caso de alquiler hay que tener en cuenta que podrían exigirnos que se pague IVA por el % de vivienda dedicado a local de negocio, ni que decir tiene que, si la vivienda es de nuestra propiedad y nos deducimos los pagos de hipoteca, podría entrar en conflicto esta deducción con el gasto

11 Seguros de oficina, RC o de protección por enfermedad

Los seguros relacionados con la actividad son deducibles, asimismo, si contratas un seguro de protección por enfermedad que te de cobertura sanitaria privada, además de la seguridad social, es otro gasto que se relaciona con tu actividad, porque si dejas de trabajar, pierdes dinero. Por eso, es otro gasto que se puede deducir.

12 Formación

Si te estás formando para ser más competente en tu trabajo, también cuenta como una actividad relacionada con tu negocio.

13 Vestuario profesional.

Los autónomos que necesiten algún tipo de vestuario específico para su trabajo como monos de protección, cascos, chalecos, etcétera, también podrán desgravar esta compra de los gastos.

14 Servicios bancarios e intereses de préstamos

Si has solicitado un préstamo, un crédito o una subvención o bien te cobran una comisión por mantenimiento u operaciones bancarias, todos los intereses y gastos que te cobren son deducibles como gastos extra relacionado con tu trabajo. Necesitarás los justificantes de todos.

15 Donativos

Los donativos se consideran siempre una liberalidad, por tanto, son gastos no deducibles, que, si constan en contabilidad y por tanto para tener en cuenta para descontarlos a la hora de liquidar impuestos, sin embargo, si esos donativos van destinados a entidades incluidas en la ley de mecenazgo podrían conllevar unas deducciones fiscales en Renta, pero que se aplican aparte del resultado empresarial

16 Otros impuestos

Ni el IVA, ni el propio IRPF se tienen en cuenta para el cálculo del beneficio, sin embargo, otro tipo de impuestos si hay que computarlos como un gasto más, por ejemplo, el impuesto sobre bienes inmuebles si somos propietarios de nuestro local y cualquier otro tipo de tasa o impuesto vinculado al negocio y para tener en cuenta en la obtención del resultado del ejercicio

Fernando J. Zaplana

Decyde.es